Un workflow, flux de travaux, est la représentation d'une suite de tâches ou d'opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme…
L’utilisation d’outils de workflow pour automatiser certains processus métiers offre de nombreux gains
✅ Gain de temps : Réduction des délais de traitement
✅ Meilleure traçabilité et conformité : Chaque étape du processus est enregistrée
✅ Amélioration de la collaboration : Meilleure coordination entre les services. Moins de confusion sur "qui fait quoi" et à quelle étape
✅ Flexibilité et évolutivité : Les processus peuvent être facilement ajustés en cas de changement du besoin
Prenons un exemple :
🎯 Contexte : Lancement d’un nouveau produit dans une entreprise de fabrication de produits électroniques
🧩 Étapes manuelles typiques (avant automatisation)
- Remplissage d’un formulaire Excel pour proposer un nouveau produit
- Envoi manuel à un chef de produit
- Réunion pour validation
- Transmission par e-mail au service R&D
- Aller-retour entre les équipes (R&D, qualité, achats, marketing)
- Suivi par mails, tableaux Excel, appels
- Retards fréquents et manque de visibilité
⚙️ Workflow automatisé (après implémentation)
- Soumission de l’idée produit
- Un collaborateur remplit un formulaire numérique (nom, description, marché cible, estimation de coût)
- Workflow déclenché automatiquement
- Validation automatique par la direction produit
- Notification au chef de produit
- Boutons : ✅ Accepter / ❌ Refuser / 📝 Demander des précisions
- Statut mis à jour automatiquement
- Assignation aux équipes R&D, Achats, Qualité
- Tâches automatiquement créées pour chaque équipe avec échéances et pièces jointes
- Suivi du progrès via un tableau de bord centralisé
- Renseignement des informations sur le produit
- Chaque équipe renseigne ses données sur le produit
- Enchaînement automatique des étapes
- Validation finale
- Notification automatique à l’équipe marketing
- Suivi & reporting
- Vue globale sur toutes les étapes, alertes en cas de blocage
- Archivage automatique une fois le produit lancé
✅ Gains concrets observés
Avant automatisation
Temps moyen de mise sur le marché = 6 mois
40% de mails inutiles
Retards fréquents dus aux oublis
Difficulté à suivre l’état d’un projet
Après automatisation
Temps moyen de mise sur le marché réduit à 4 mois
-80% de communications manuelles
Notifications et relances automatiques
Tableau de bord en temps réel
Il existe de nombreux outils de gestion de workflows. Je vous aide à :
- Choisir l’outil le plus adapté à votre besoin
- Configurer vos processus
- Former vos utilisateurs
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